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La progression rapide de la BI : un projet d'implémentation record d'itslearning

Combien de temps pour lancer l'utilisation de itslearning? Selon Torunn Gjelsvik, chef du projet itslearning à la BI Norwegian School of Management, il est possible d'intégrer plus de 20000élèves et employés dans itslearning (et leur permettre de l'utiliser) en moins de 10mois.

Avant de démarrer avec itslearning, les enseignants et élèves de la BI ont utilisé deux systèmes: un système propriétaire appelé Apollon et une plateforme d'apprentissage disponible dans le commerce. Les utilisateurs ayant trouvé le système jumeau assez lourd, la BI a décidé de concevoir itslearning, une solution alternative plus conviviale.

«Nous avons signé le contrat avec itslearning en octobre2009 et j'ai été nommé pour diriger le projet d'implémentation», affirme Torunn. «Aujourd'hui, 20000élèves utilisent itslearning régulièrement et plus de 1100matières et 70000cours sont déjà stockés sur le système. Une mise en route et une utilisation si rapide dans une si grande institution représentent une grande satisfaction.»

Migrer 20000utilisateurs vers une nouvelle plateforme d'apprentissage est une opération énorme. Comment la BI a-t-elle géré cela si rapidement?

Une structure de projet claire

L'équipe de Torunn a commencé par établir cinq groupes de projet, chacun avec un éventail de responsabilités différent. Des réunions de compte-rendu avaient lieu chaque semaine pour que chaque chef d'équipe soit au courant de ce qui se passait dans les autres équipes.

BI Norwegian School of Management
BI est le plus grand établissement d'enseignement privé en Norvège et la deuxième école de gestion en Europe. L'école enseigne l'économie, ainsi que des cours spécialisés tels que l'économie financière, le commerce et les technologies de l'information.

Écoles: BI possède des écoles à Oslo, Bergen, Drammen, Kristiansand, Stavanger et Trondheim, ainsi que des cours en ligne.

Nombre d'étudiants: environ 20000.

Fondée en: 1943.

Site Web: bi.no.

Le groupe d'intégration intégrait le système administratif des élèves et itslearning, en s'assurant que les utilisateurs et les cours étaient correctement transférés. Dans le même temps, le groupe de contenu déplaçait le contenu depuis l'ancienne plateforme d'apprentissage vers itslearning.

Cependant, vérifier que toutes les données sont en place représente à peine la moitié du projet. Le plus difficile est de s'assurer que les employés et les élèves ont été informés du changement et sont près à utiliser le nouveau système. À la BI, ce projet était entre les mains du groupe de formation et d'information. Le groupe coordonnait la formation pour toutes les écoles de BI en Norvège, produisait des cours et des supports d'information pour les employés et les élèves, et s'assurait de l'existence d'un réseau d'assistance pour traiter toutes les questions.

«Il était très important que les utilisateurs disposent de toutes les informations nécessaires puisque nous leur laissions la responsabilité de transférer leur propre contenu», explique Torunn.

Au début de l'année 2010, le groupe de cours pilotes a commencé à créer des cours-tests dans itslearning. Le groupe a invité 4000élèves et de nombreux enseignants à tester et évaluer les cours, puis a apporté les modifications nécessaires pour améliorer le plus possible les cours.

Le dernier groupe du projet était chargé de la coordination avec itslearning. «Nous avons employé des consultants d'itslearning pour effectuer quelques intégrations», explique Torunn. «Cela incluait la connexion LDAP et le développement d'une interface graphique correspondant au profil de la BI mais différente de celle principalement utilisée pour les ressources internes.»

Le groupe de coordination était également chargé de renvoyer des commentaires à itslearning, notamment des suggestions pour le Rapport de progression 2.0 qui a été publié en août2010.

Meilleurs outils pédagogiques

Le projet s'est achevé en novembre2010, une fois que les 20000utilisateurs (et plus) pouvaient tous utiliser itslearning. Quels sont vos projets pour l'avenir?

«Nous aimerions optimiser l'utilisation de la plateforme et, pour ce faire, trouver les meilleures solutions, en particulier les outils pédagogiques», affirme Torunn. «Nous souhaiterions également participer activement au forum des utilisateurs nord-européens (NEB), qui est une institution destinée aux plus grands clients d'itslearning dans l'enseignement supérieur en Scandinavie, de façon à pouvoir favoriser le développement futur d'itslearning.»

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